JURO chia sẻ về kinh nghiệm thực tế tổ chức sự kiện trực tuyến 3D. Chúng tôi với nhiều năm hoạt động mảng tổ chức sự kiện offline và trực tuyến 3D. Dù xu hướng tổ chức sự kiện trực tuyến 3D có mới lạ, nhưng chắc chắn phương thức sự kiện này hứa hẹn sẽ “bùng nổ” trên phạm vi toàn cầu trong tương lai gần. Các bạn hãy cùng JURO tìm hiểu tổ chức sự kiện trực tuyến 3D cần những bước gì nhé!

Lên kế hoạch hoàn chỉnh

Cho dù là sự kiện có quy mô lớn hay nhỏ, online hay offline thì đều cần đến một chiến lược rõ ràng. Đầu tiên hãy bắt tay vào việc lên mục tiêu lớn và chủ đề chính, sau đó triển khai chi tiết hơn các hoạt động dựa theo chủ đề đó. Bạn càng lên kế hoạch sớm bao nhiêu thì mọi thứ càng trở nên dễ dàng và trơn tru hơn về sau.

Trước khi tổ chức sự kiện trực tuyến 3D, bạn hãy đảm bảo cho mình trả lời được các câu hỏi sau:

• Bạn sẽ mang tới trải nghiệm gì cho khách mời?
• Chủ đề chính của sự kiện là gì?
• Các nội dung sẽ được nhìn thấy ở đâu?
• Thông điệp thương hiệu hướng đến là gì?
• Khi nào là thời điểm thích hợp nhất để sự kiện diễn ra?
• Có nên yêu cầu đăng ký tham dự sự kiện từ trước?
• Bạn sẽ truyền thông cho sự kiện thế nào?
• Bạn sẽ kết hợp làm việc với những đối tác nào để tổ chức sự kiện?
• Mọi người vẫn có thể truy cập vào sự kiện ngay cả khi nó đã kết thúc?

Kinh nghiệm thực tế tổ chức sự kiện trực tuyến 3D Lựa chọn đúng thời điểm

Bất kể quy mô hay nền tảng nào thì việc lựa chọn đúng thời điểm để tổ chức sự kiện cũng đều rất quan trọng. Trước khi thông báo thời gian chính thức tới khách mời, hãy dành thời gian nghiên cứu kỹ lưỡng để đảm bảo rằng không có sự kiện nào tương tự diễn ra trong cùng thời điểm, hoặc trùng với kỳ nghỉ lễ, lễ hội nào đó.

Nếu bạn tổ chức một sự kiện với quy mô toàn cầu, bạn cũng cần cân nhắc vấn đề múi giờ. Hãy lựa chọn khung thời gian thuận tiện nhất cho tất cả các khách mời. 

Lựa chọn đúng thời điểm tổ chức sự kiện trực tuyến 3D

Trong trường hợp không thể sắp xếp thời gian phù hợp cho tất cả mọi người, vậy thì hãy đảm bảo rằng tất cả các nội dung đều có thể được truy cập sau khi sự kiện kết thúc. Hoặc bạn có thể cân nhắc phương án lên kế hoạch cho nhiều phiên họp và nhiều sự kiện khác nhau dành cho từng múi giờ khác nhau.

Hãy đọc các chỉ số phân tích khách hàng để biết rằng nhóm công chúng mục tiêu của mình thường online giờ nào. Và để chắc chắn hơn, bạn có thể làm một cuộc khảo sát thăm dò ý kiến trước khi lên kế hoạch chi tiết cho sự kiện trực tuyến 3D đường nhiều tương tác nhất.

Truyền thông sự kiện

Truyền thông trước và sau sự kiện là vô cùng quan trọng. Tổ chức sự kiện trực tuyến 3D bạn sẽ mang tới cho những người tham dự điểm khác biệt và nổi bật nhất của sự kiện tăng tương tác với người xem. Đó có thể là một diễn giả nổi tiếng, những chia sẻ thực tế về kinh nghiệm, kỹ năng,… Dù là gì đi chăng nữa, thì cũng hãy đảm bảo rằng những thông điệp này được truyền đi một cách rõ ràng và rộng rãi theo kế hoạch truyền thông của bạn.

Thông tin chi tiết về sự kiện qua email hoặc các trang mạng xã hội. Nếu bạn định chạy quảng cáo, hãy tiếp cận đối tượng mục tiêu một cách có chiến lược, dưới hình thức phù hợp nhất.

Tổ chức sự kiện trực tuyến 3D bạn sẽ mang tới trải nghiệm thú vị cho những người tham dự

Tận dụng các nền tảng mạng xã hội để quảng bá, tạo bài viết đếm ngược trên fanpage để nhắc nhở lịch phát sóng của sự kiện. Những bài viết cung cấp đầy đủ thông tin giới thiệu về tổ chức sự kiện trực tuyến 3D. Đăng tải thông tin sự kiện của bạn lên một số trang chuyên về tổ chức sự kiện, truyền thông, marketing hoặc các trang có liên quan tới chủ đề của sự kiện để không bỏ lỡ bất cứ khách hàng nào. Đừng quên, diễn giả hoặc người nổi tiếng sẽ tham dự sự kiện chính là những kênh truyền thông hiệu quả và có tầm ảnh hưởng nhất. Vì vậy hãy nhờ các diễn giả đặt nhẹ một chiếc link liên quan tới sự kiện để mọi người có thể dễ dàng tìm hiểu thông tin và đăng ký tham dự.

Khuyến khích tương tác

Công thức đơn giản như sau: Nếu bạn tạo ra nhiều cơ hội cho sự tương tác, khách mời chắc chắn sẽ tham gia. Ví dụ đơn giản: chúng ta có thể yêu cầu người xem gửi câu hỏi trong các phần bình luận hoặc thông qua một công cụ trò chuyện có sẵn. Mọi người sẽ có xu hướng đặt câu hỏi xoay quanh chủ đề được đưa ra và chờ đợi xem họ có được phản hồi hay không. Trong trường hợp này, hãy đảm bảo rằng bạn có một người phụ trách trả lời câu hỏi của khách mời.

Thực tế trên nền tảng trực tuyến luôn có sẵn các tính năng tương tác. Người dẫn chương trình có thể khuyến khích khách mời tham gia các câu hỏi khảo sát nhỏ hoặc trả lời câu đố vui liên quan tới chủ đề. Ghi nhận những câu hỏi, yêu cầu từ phía người tham dự và đưa ra gợi ý, câu trả lời. Hoặc đơn giản là gọi tên các khách mời mỗi khi họ xuất hiện trên màn hình lớn. Cuối sự kiện, đừng quên khuyến khích khách mời để lại phản hồi (feedback) và cảm nhận chung về sự kiện kèm theo món quà nho nhỏ tạo thiện cảm với người xem và tăng lượng tương tác khi mọi người tham gia sự kiện trực tuyến 3D.

Khuyến khích khách hàng tương tác khi tổ chức sự kiện trực tuyến 3D Dự trù phương án cho các sự cố kỹ thuật

Nếu xảy ra sự cố về kỹ thuật, đồng nghĩa với toàn bộ quá trình tổ chức sự kiện trực tuyến 3D sẽ bị gián đoạn. Vậy nên trước khi sự kiện bắt đầu, hãy kiểm tra đường truyền mạng nơi bạn tổ chức, đồng thời nhắc các diễn giả kiểm tra luôn kết nối của họ. Chuẩn bị các phương án dự phòng cho hình ảnh, các bài thuyết trình phòng khi các file bị lỗi hoặc không tải lên được.

Nhờ rằng trong nhóm khách mời của bạn không phải ai cũng hiểu rõ về công nghệ. Hãy phân tích trước một số lỗi hoặc khó khăn mà khách mời có thể gặp phải trong quá trình tham dự sự kiện trực tuyến 3D, sau đó tổng hợp lại thành một hướng dẫn cho khách mời. 

Dự trù phương án cho các sự cố kỹ thuật

Nếu bạn có một đội ngũ hỗ trợ trực tiếp thì càng tốt, nhưng cũng vẫn phải đảm bảo rằng người tham dự biết nên hỏi ai và ở đâu nhé!

Trên đây là tất cả những thông tin được tổng hợp lại từ Kinh nghiệm thực tế tổ chức sự kiện trực tuyến 3D của JURO. Hy vọng với những thông tin trên, các doanh nghiệp có thể hiểu hơn về tổ chức sự kiện trực tuyến 3D và từ đây có thể nắm bắt được xu hướng mới của phương thức tổ chức sự kiện này. Sự kiện trực tuyến 3D hứa hẹn sẽ bùng nổ trên phạm vi toàn cầu trong tương lai tới đây, nếu bạn đang tìm đơn vị tổ chức sự kiện trực tuyến 3D chuyên nghiệp hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn ngay nhé!